Conditions générales

1. Définitions

• Prestataire : Onciale, Rue de Lausanne 39, 1020 Renens, Suisse
• Client : toute personne physique ou morale ayant conclu un mandat avec le prestataire
• Mandat : convention écrite définissant le périmètre, le délai, le livrable et le prix d'une mission
• Livrable : document, support ou ensemble de fichiers remis au client à l'issue d'une mission
• Prestation : toute activité d'organisation, de préparation ou d'archivage documentaire fournie par le prestataire

2. Acceptation des présentes conditions

L'acceptation des CG intervient au moment de la signature du mandat ou, à défaut, au premier versement d'un acompte. Les CG prévalent sur tout document général du client. Toute dérogation doit être expressément convenue par écrit.

Nos services s'adressent à des personnes majeures (18 ans et plus) ayant la capacité juridique de s'engager contractuellement selon le droit de leur lieu de résidence.

3. Description des prestations

Onciale propose des services d'organisation et de préparation documentaire administrative pour les ménages frontaliers. Ces services comprennent :

• Séances de panorama documentaire (75 minutes, livraison de fiche et modèle de classeur)
• Mise en place de systèmes de classement double (arborescences, index, numérisation)
• Accompagnement documentaire annuel (suivi continu, réunions trimestrielles, archive de clôture)

Ces prestations constituent exclusivement du travail de préparation et d'organisation documentaire. Elles ne comprennent pas de conseil fiscal, juridique ou administratif, et ne constituent pas une représentation du client auprès d'une autorité quelconque.

4. Obligations du client

• Fournir des informations exactes et complètes nécessaires à l'exécution de la mission
• Mettre à disposition les documents requis dans les délais convenus
• Désigner un interlocuteur disponible pour les questions et réunions de travail
• Ne pas utiliser les livrables à des fins contraires à la loi
• Traiter les livrables et les échanges avec le prestataire comme confidentiels

5. Conditions de prestation et délais

Chaque mission est définie dans un mandat écrit précisant le périmètre, le délai de livraison et le prix. Le délai de livraison court à compter de la réunion de travail initiale ou de la réception des documents, selon ce qui intervient en dernier.

En cas de retard imputable au client (documents non fournis, interlocuteur indisponible), le délai est automatiquement reporté d'autant, sans frais supplémentaires pour le prestataire.

6. Conditions de paiement

• Les prix sont libellés en francs suisses (CHF), TVA non applicable (prestataire non assujetti en dessous du seuil légal)
• Paiement par virement bancaire ou par tout autre moyen convenu dans le mandat
• Pour la formule annuelle, facturation en début d'engagement
• Pour les autres formules, facturation à la livraison du livrable
• Délai de paiement : 30 jours dès émission de la facture

Politique d'annulation : toute mission annulée par le client après le début des travaux est facturée à hauteur du temps effectivement consacré, au prorata du prix total de la formule.

7. Confidentialité et protection des données

Le prestataire s'engage à traiter les documents et informations du client avec la plus stricte confidentialité. Aucune copie des documents clients n'est conservée après la remise du livrable. Les livrables numériques sont transmis sur support chiffré.

Le traitement des données personnelles est décrit dans notre Politique de confidentialité.

8. Propriété intellectuelle

Les méthodes, gabarits et outils développés par Onciale (arborescences types, conventions de nommage, index modèles) restent la propriété du prestataire. Le client reçoit un droit d'usage non exclusif et non transférable sur les livrables remis dans le cadre de son mandat.

Le client conserve l'entière propriété des documents qu'il confie au prestataire.

9. Limitation de responsabilité et avertissements

Onciale fournit ses prestations avec le soin et la diligence requis par la mission convenue. Le prestataire ne s'engage pas sur des résultats liés à des décisions d'autorités administratives ou fiscales tierces, ces décisions étant indépendantes de notre activité.

La responsabilité du prestataire est en tout état de cause limitée au montant de la mission concernée. Elle exclut les dommages indirects, pertes de données ou préjudices consécutifs à des événements de force majeure.

10. Résiliation

Chaque partie peut résilier le mandat en cours par notification écrite. En cas de résiliation par le prestataire pour motif légitime (non-paiement, comportement du client), les montants dus pour les travaux réalisés restent exigibles.

Pour la formule annuelle, la résiliation prend effet à la fin du mois civil suivant la notification, les travaux du mois en cours étant facturés intégralement.

11. Droit applicable et for juridique

Les présentes CG sont soumises au droit suisse, à l'exclusion des dispositions de droit international privé. Tout litige relatif au présent contrat est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du canton de Vaud (Suisse), sous réserve d'un recours au Tribunal fédéral.

En cas de litige, les parties s'engagent à tenter une résolution à l'amiable avant toute procédure judiciaire, par échange de courriels dans un délai de 30 jours.

12. Dispositions générales

• Si une clause des présentes CG est déclarée invalide, les autres clauses restent en vigueur
• Le fait de ne pas invoquer une disposition ne vaut pas renonciation à celle-ci
• Les présentes CG constituent l'intégralité de l'accord entre les parties sur leur objet
• Toute modification doit être convenue par écrit et signée par les deux parties

13. Modifications des conditions générales

Nous pouvons modifier les présentes CG. La version applicable à un mandat est celle en vigueur à la date de signature dudit mandat. Nous informerons les clients en relation continue de toute modification substantielle par courriel, avec un préavis de 30 jours.

14. Contact

Pour toute question relative aux présentes conditions :

Onciale
Rue de Lausanne 39, 1020 Renens, Suisse
Courriel : [email protected]